Eerste Hulp Bij Beurzen 2011 Spelregels voor een congresbeurs Deelname aan een congresbeurs heeft zijn eigen spelregels. De deelnemers komen in eerste instantie voor het congres. Dat geeft een heel andere ‘mind set’ dan die van een beursbezoeker. Speel hier met je beursconcept op in. ongresdeelnemers willen tussen de presentaties door vooral netwerken en eventueel ook nog wat ontspannen. Het bezoeken van stands is doorgaans geen doel en de behoefte aan een aankoop/ verkoop-gesprek of het aanhoren van een productpresentatie zal ontbreken. Houdt de stand daarom simpel en doeltreffend en zet de standbemanning in hun netwerkmodus. Het is effectiever als jouw mensen zich onder de congresbezoekers mengen om te netwerken. De stand is meer bedoeld om naar te kunnen verwijzen en eventueel iets te tonen. ‘bewaakt’ moet zich actief blijven tonen en niet in de stand wegkruipen. Ga je wel voor veel bezoek aan de stand, zorg dan voor een concept dat geheel draait om hospitality. Stem dit af met de organisatie zodat je niet met haar netwerkactiviteiten hoeft te concurreren. Presenteer je een nieuw product? Program meer (en communiceer) dan een lanceermoment en vergeet daarbij niet de catering van de aanwezigen. Tot slot: houdt ook rekening wat de positie van de congresdeelnemer is in zijn of haar organisatie. Het is niet automatisch zo dat dezelfde functionarissen van een bedrijf of organisatie die naar een beurs gaan, ook aan het congres deelnemen. ✚ C Het grote risico is dat degene die de stand bemand in een passieve houding geraakt door het tussentijds wachten en het weinig gemotiveerde bezoek. Wie de stand Kostenposten zie je snel over het hoofd Ga zorgvuldig te werk bij het bepalen van het beursbudget. Kosten voor de standhuur, standbouw en inrichting zul je niet vergeten. Maar sommige facilitaire kosten, marketingkosten en verblijfskosten worden regelmatig over het hoofd gezien. Maak je geen zorgen dat je nu een hogere begroting moet verdedigen. Je gaat het aan de opbrengstenkant ruimschoots goedmaken. Hou rekening met de volgende categorieën kosten: 1. Het huren van de benodigde vierkante meters van de organisator. 2. Standontwerp, standbouw, op- en afbouw, transport. 3. Extra kosten in en rond de stand (reclame in het beursgebouw, meubilair, catering, AV-middelen, entertainment, standkleding, verlichting, displays, groot formaat printing , bloemen, decoratie, standfoto laten maken). 4. Facilitaire kosten (verzekeringen, techniek, stroom, water, internetaansluitingen, parkeren, schoonmaak). 5. Personeel (uren eigen medewerkers, extra personeel op de stand, extra personeel op het bedrijf, beurstraining standbemanning, declaraties). 6. Reis- en verblijfskosten. 7. Marketing & promotiekosten (brochures, direct mailings, persberichten, advertenties, uitnodigingen, campagnebeeld, internetsite, premiums). 8. Diversen )etentje of borrel met het personeel of met relaties, beloning voor het standpersoneel, et cetera). ✚ STANDBOUW Maqutos ontwerpt, bouwt en begeleidt beursdeelnames, tentoonstellingen en interieurprojecten. Kwaliteit, persoonlijk contact, service en snelle levertijden zijn voor ons vaste waarden. Voor clienten zijn het essentiële criteria in de voorbereiding. Beurs/evenement: Glasstec, Duuseldorf Klant: Edgetech Ontwerp: Totems Communication Doelstelling: positioneren merk en producten Edgetech Kerketuinenweg 79 2544 CZ Den Haag T +31 (0)70 3292363 F +31 (0)70 3293393 E info@maqutos.com www.maqutos.com 045 Pagina 44
Pagina 46Scoor meer met een web winkel in uw uitgaves. Velen gingen u voor en publiceerden studiegidsen online.
EHBB 2011 Lees publicatie 4Home