voorziet iedereen van een natje en een droogje, haalt de lege koppen en glazen weg, vult en passant de folderrekken aan en verwijdert vette vingers van de touch screens. De louter logistieke taken even buiten beschouwing gelaten, kun je alle standactiviteiten onderbrengen in zes transactiemodellen: verkopen, leren, introduceren, luisteren, onthalen en animeren. Elk transactiemodel krijgt een specifieke plek op de stand toegewezen en vergt ook specifieke talenten of vaardigheden die de standmedewerker in staat moeten stellen de beoogde transactie tot een goed einde te brengen. Een medewerker kan technisch uitstekend onderlegd zijn – een goeie kandidaat voor het transactiemodel leren dus – maar te weinig empathisch vermogen hebben om op een aangename manier met mensen om te gaan. Of iemand kan zeer sociaal zijn, maar te weinig doelgericht om in een kort tijdsbestek anonieme bezoekers te profileren. Stappenplan Om zeker te zijn dat de goede medewerker met de goede taak op de goede plek terecht komt, werkt u het best met een stappenplan. De allereerste stap is het helder formuleren van de diverse deelnamedoelstellingen. Dat is sowieso nodig om een standontwerper een goeie briefing te kunnen geven, maar het is ook handig om een efficiënt dienstrooster te kunnen opstellen. Uit de hiërarchie van deelnamedoelstelling komen al snel twee elementen naar boven: de beoogde transactiemodellen en de gewenste profielen: verkopen & verkopers, leren & leermeesters, introduceren & makelaars, luisteren & biechtvaders,onthalen & gastheren, animeren & animatoren. De koppels worden uitgezet op de aangewezen standzone en vervolgens individueel ingevuld. Deze benadering zorgt ervoor dat elke standmedewerker een taak en individuele doelstellingen krijgt die nauw aansluiten bij zijn of haar capaciteiten en bij wat hij of zij een prettige opdracht vindt. Op die manier vermijdt u dat mensen tegen hun zin op de stand staan en kostbaar potentieel verloren gaat. Informatieplicht Eén van de redenen waarom nogal wat medewerkers er tegen op zien een stand te bemannen is een gebrek aan informatie: ze weten niet wat ze mogen verwachten, ze weten niet welke bedoelingen de organisatie met de beursdeelname heeft en ze weten al helemaal niet wat van hen wordt verwacht. Een efficiënt beursteam smeden begint bij regelmatig informeren en betrokkenheid creëren. Zodra de eerste schetsen van een standontwerp beschikbaar zijn, kunt u het project intern laten groeien, niet alleen bij wie later de beursstand zal bemannen maar ook bij wie tijdens de beurs gewoon op kantoor blijft. Een vlotte samenwerking tussen beide fronten is immers onontbeerlijk om alle communicatie tijdens en onmiddellijk na de beurs in goede banen te leiden. Door de focus op doelstellingen te leggen, ontkracht u bovendien de mythe dat een beursdeelname een (duur) bedrijfsuitje is voor de verkoopdirecteur en zijn team. Blik uitzendkrachten Het gebeurt wel eens vaker dat een bedrijf niet alle functies op de stand met eigen medewerkers kan invullen en dus een beroep moet doen op tijdelijke medewerkers. Voor hen geldt nog meer dan voor de vaste werknemers dat hun performance wordt bepaald door de mate waarin ze vooraf geïnformeerd en betrokken werden. Vijf minuten voor openingstijd gauw-gauw een blik uitzendkrachten opentrekken is geen goed idee: het is slecht voor de efficiëntie van het team, slecht voor de motivatie van iedereen en het komt onprofessioneel over bij de bezoeker. Die verwacht van een onthaalmedewerker misschien niet een onderbouwd discours over de technologische ontwikkelingen waar de onderneming op dit ogenblik op broedt, wél een antwoord op de vraag of het hoofdkantoor nou in Nieuwegein of in Zwolle gevestigd is. Een uitgebreide briefing een tweetal weken voor de beurs is absoluut onontbeerlijk om de tijdelijke medewerkers voldoende tijd te geven om de informatie op te nemen. Training als sluitstuk Het is een oud zeer: medewerkers die op bezoek bij prospecten of in de showroom de ene deal na de andere sluiten, bakken er op de beursstand niks van. ‘Verkopen’ op de beurs is dan ook totaal iets anders dan verkopen in de showroom of bij de klant. De context is verschillend, de mindset van de kandidaat-koper is verschillend, de aanpak is totaal anders. De makkelijkste manier om al die verschillen te overbruggen is een specifieke training voor het gehele team. Dit type training maakt het standteam vertrouwd met de agenda van diverse soorten beursbezoekers, leert hen op een snelle manier leads identificeren en kwalificeren, een aantrekkelijke pitch formuleren en actief luisteren. Uiteraard kan een training een scheef gegroeide voorbereidingsfase niet helemaal recht trekken. Om het leereffect te maximaliseren wordt een training ongeveer een maand voor de beurs vaak gecombineerd met een kick-off op de eerste beursdag, waarbij het hele standteam nog even herinnerd wordt aan collectieve en individuele doelstellingen. Alleen al de fysieke aanwezigheid van de beurstrainer zorgt vaak voor een opmerkelijke stijging van het energiepeil en de doelmatigheid van het team. s 027 Model/ Systematisch Verkopen Leren Talent Vakkennis Empathie Sociaal Extravert Introduceren Luisteren Onthalen Animeren (Bron: ‘Volk van Stand’, Expo-id ISBN 9789080866645) Pagina 26
Pagina 28Heeft u een reisgids, i paper of esportbladen? Gebruik Online Touch: vakblad online maken.
Expovisie zomer 2012 Lees publicatie 3Home