Beurzenchecklist Voor de beurs Wat te doen? Formuleer bedrijfsdoelstellingen en verwachtingen (als die er nog niet zijn). Formuleer doelgroep(en). Formuleer meetbare beursdoelstellingen. Selecteer de meest geschikte beurs/beurzen. Vraag de documentatie van de beurs aan: Bezoekersaantallen, doelgroepen, kwaliteit bezoekers, ….) 14 maanden 13 maanden 12 maanden 9 maanden 8 maanden 7 maanden 6 maanden 5 maanden 4 maanden Denk vanuit de bezoeker: wat wil de bezoeker weten/zien? Stel vast welk product / dienst je gaat presenteren op de beurs. Ga na of de te introduceren producten of diensten voor het begin van de beurs klaar zijn. Check de economische situatie, de verkoopkansen en de distributiemogelijkheden. Stel vast: wat zijn de te verwachten kosten? Stel vast: Wat is het benodigde budget? Bepaal wat de te verwachten return on investment is. Kies een soort stand: maatwerk, systeem, trussen, grafisch/print. Besluit definitief om wel of niet aan de beurs deel te nemen. Laat de begroting goedkeuren door directie. Stel een projectteam samen en maak iemand projectleider. Bepaal wat de taakverdeling wordt. Vraag de praktische documentatie van de beurs aan (exposantenhandboek, inschrijfformulier, exposantenlijst, voorwaarden). Bepaal de grootte van de stand en de standlocatie. Schrijf je in voor de beurs. Ontwikkel de beurscampagne en eventueel het beursthema (voor een uniforme uitstraling van advertenties, uitnodigingen, foldermateriaal, internetsite, banners, premiums, et cetera). chrijf een gedetailleerde briefing voor het ontwerpbureau of standbouwbedrijf, compleet met doelstellingen, S doelgroep, te presenteren producten, omschrijving van de beurscampagne, et cetera. Bepaal wat je nodig hebt in de stand. Denk aan: vloeren, wanden en plafonds; trussen en doeken, grootformaat prints, displays en balies, licht en geluid, Audiovisuele middelen, meubilair, bloemen en planten, decoratie, entertainment, et cetera. Maak definitieve keuze voor ontwerpbureau, full servicebureau of standbouwbedrijf. Bepaal hoe het beurstransport geregeld gaat worden. Reserveer indien nodig hotelkamers en bestel trein- of vliegtickets. Regel de verdere invulling van de stand. Denk aan het leveren van een spreker voor een seminar, visuals in de stand, promotie buiten de beurshal, promotie in de beurshal, inzetten acteurs, artiesten of beurstrainers, beeldschermen of informatiezuilen, content voor de beeldschermpresentaties etc. Reserveer indien nodig aanvullende ruimtes in het beursgebouw (bijvoorbeeld voor interviews, seminars, persconferenties, etc.) Bestel de catering. Liefst passend bij het gekozen thema / beurscampagne. tekst en beeld aan voor de beurswebsite en beurscatalogus. Raffel het niet af, want dit is de eerste indruk Lever die de bezoekers krijgen. Zet het logo van de beurs(deelname) op alle eigen e-mail- en postverkeer. de beursdeelname op je eigen website kenbaar, nodig Maak mensen uit om naar de beurs te komen en hou de site up to date. Laat het standbouwbedrijf of ontwerpbureau het standconcept presenteren en uitleggen.. Huur extern standpersoneel in (hostesses / promotiemensen). Bepaal welke eigen medewerkers de stand gaan bemannen en reserveer een professionele beurstrainer. Bepaal wat de dresscode wordt? Bestel de standkleding zodra je dit weet. gaat het met de communicatiecampagne? Zijn alle folders, brochures, uitnodigingen, premiums, Hoe internetbanners, printwerk, drukwerk etc. klaar? hoe je de standbezoekers gaat registreren. Ga je voor digitaal (via een scanner) of print je een stapel Weet registratieformulieren? Vraag bij de organisatie de benodigde voorzieningen aan. Denk aan internetaansluitingen / water / elektriciteit / schoonmaak/…... 3 maanden 054 Pagina 53
Pagina 55Heeft u een rapport, page flip flash of e-boeken? Gebruik Online Touch: catalogus naar een online publicatie converteren.
EHBB 2011 Lees publicatie 4Home